Fiche emploi vs fiche de poste: la méthode 2025 pour les organismes de formation (IDCC 1516)

La fiche emploi définit le périmètre générique d'un emploi dans l'OF; la fiche de poste traduit ça pour une personne, ici et maintenant. Basez-vous sur votre convention collective pour les niveaux/coefficients et critères (puis adaptez au contexte de votre OF).

🎯 Les points clés à retenir

• La fiche emploi définit le périmètre générique d'un emploi dans l'OF
• La fiche de poste traduit ça pour une personne, ici et maintenant
• Basez-vous sur votre convention collective pour les niveaux/coefficients
• Formalisez en 4 étapes: recenser, hiérarchiser, pondérer, valider
• Bonus Qualiopi: des fiches propres facilitent la cohérence des compétences

Pourquoi s'en occuper maintenant

Deux raisons très concrètes :

1. Convention collective

La CCN des organismes de formation (IDCC 1516) encadre votre classification et vos niveaux; vos fiches doivent pouvoir s'y raccrocher (cohérence coefficients/responsabilités).

2. Qualiopi

Le Référentiel national qualité (RNQ) insiste sur les compétences mobilisées et la maîtrise des processus. Des fiches nettes évitent bien des écarts à l'audit.

Fiche emploi vs fiche de poste (la différence qui change tout)

📋 Fiche emploi

Le "gabarit" d'un emploi dans l'OF: mission, finalités, activités types, compétences attendues, degré d'autonomie/responsabilité. Utilisée pour la classification et les parcours.

👤 Fiche de poste

L'adaptation contextualisée pour une personne donnée: objectifs annuels, livrables, indicateurs, périmètre précis, rattachements, outils utilisés. Sert au pilotage opérationnel et aux entretiens.

💡 Astuce : une fiche emploi peut servir à plusieurs fiches de poste (ex: "Référent handicap" → 1 poste à Paris, 1 en distanciel).

Les critères classants: votre boussole

Votre CCN OF fixe le cadre et les niveaux; beaucoup d'OF classent les emplois autour d'axes comme: technicité, autonomie, responsabilité, relations internes/externes (vérifiez vos définitions CCN).

L'idée: positionner chaque emploi de façon argumentée pour choisir le bon coefficient et la bonne rémunération.

La méthode en 4 étapes (rapide, mais propre)

Recenser

• Quelles missions réellement exercées aujourd'hui (pas celles d'il y a 3 ans) ?
• Quelles preuves produites (livrables, émargements, tableaux, rapports) ?

Hiérarchiser

• Qu'est-ce qui fait 80 % de la valeur du poste (et doit figurer en premier) ?
• Quelles activités relèvent plutôt du support/ponctuel ?

Pondérer

• Pour chaque axe (technicité, autonomie, responsabilité, relations), positionnez faible → fort avec 2–3 phrases justifiant
• Vérifiez la cohérence avec votre grille CCN (niveau/coef)

Valider

• Relecture croisée manager/RH/qualité
• Versionnisez (date, auteur, périmètre) et rangez au bon endroit (GED)

Exemples express (à adapter à votre contexte)

🦽 Référent handicap (OF/CFA)

Finalité : sécuriser l'accessibilité du parcours et les aménagements
Livrables clés : procédure d'accueil, cartographie des aménagements, bilan annuel
Indicateurs : délais de traitement, satisfaction, conformité aux engagements

🎓 Responsable pédagogique

Finalité : garantir la cohérence des parcours et la qualité pédagogique
Livrables : maquettes programmes, grilles d'évaluation, retours à froid
Indicateurs : réussite, taux d'achèvement, écarts Qualiopi corrigés

💻 Chargé de digitalisation / GED

Finalité : fiabiliser la gestion documentaire et les workflows
Livrables : arborescence, règles de nommage, procédures de cycle de vie, habilitations
Indicateurs : taux de documents conformes, temps de recherche, incidents accès

🎨 Concepteur pédagogique

Finalité : concevoir des parcours et supports alignés objectifs/évaluations
Livrables : synopsis, storyboards, activités, banques d'items évaluatifs
Indicateurs : qualité des supports, retours formateurs/apprenants

Erreurs fréquentes (et comment les éviter)

⚠️ Les pièges à éviter

Mélanger emploi et poste : gardez une fiche emploi "générique" et déclinez-la en fiches de poste contextualisées
Listes vagues ("participer à", "aider à") → remplacez par verbes d'action + livrables mesurables
Oublier le niveau CCN : ancrez vos critères dans la CCN OF pour éviter les flous en classification/rémunération
Ne pas versionner : datez, numérotez les versions, archivez proprement (utile en audit)

Références utiles

Pour aller plus loin :

• CCN des organismes de formation (IDCC 1516)
• Nos guides RH pour organismes de formation
• Accompagnement personnalisé pour structurer vos fiches emploi/poste

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Chez FormaSwift, nous accompagnons les organismes de formation dans la structuration de leurs fiches emploi et de poste, en cohérence avec la CCN OF et les exigences Qualiopi.

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